Notion

1. Объединить все проекты в одной системе
2. Автоматизировать отчёты и контроль задач
3. Внедрить прозрачную систему учёта нагрузки
4. Ускорить онбординг новых сотрудников
5. Создать личный кабинет для клиентов
6. Стандартизировать процессы

Параллельное ведение в двух системах

Команда вынуждена была дублировать работу в Notion и старых сервисах.

Сопротивление команды изменениям

Часть сотрудников скептически восприняла переход на новый инструмент.

Стандартизация процессов с нуля

Необходимость создания единых стандартов и шаблонов работы.

Низкий уровень знаний системы

Большинство сотрудников не знали, как эффективно работать в Notion.

Этап 1. Анализ текущих проблем и постановка целей

Выявили боли:

• 18 досок Trello + 250+ страниц Evernote → хаос и зависания

• Нет синхронизации между проектами

• Нет контроля загрузки сотрудников

• Долгий онбординг (2,5 месяца)

• Сформулировали 6 ключевых задач:

• Перенос всех данных в единую базу

• Автоматизация отчётов

• Прозрачный учёт нагрузки

• Ускорение онбординга

• Создание личного кабинета для клиентов

• Стандартизация процессов

Этап 2. Выбор инструмента и стратегии внедрения

Почему Notion?

• Гибкость (базы данных, шаблоны, интеграции)

• Единое пространство для задач, Wiki и отчётности

• Возможность настройки под GTD и Agile

• Стратегия:

• Постепенный перенос (нерезкий отказ от старых инструментов)

• Параллельная работа в Trello + Notion на старте

Этап 3. Построение структуры в Notion

Шаг 1. Создание иерархии

• 3 уровня: Клиенты → Проекты → Задачи (Epic/Task)

• Шаблоны для новых проектов (экономия времени)

Шаг 2. Разработка GTD-дашбордов для сотрудников

• Фильтрация задач по:

• День/неделя

• Важность/срочность

• Просроченные дедлайны

• Календарь встреч

• Внедрение принципов:

• Getting Things Done (освобождение «оперативной памяти»)

• Inbox Zero (минимизация отвлекающих факторов)

Шаг 3. Автоматизация отчётности

• Дашборды для руководителей:

• Учёт времени по задачам

• Прогнозирование загрузки

• Автосбор отчётов по отделам

Шаг 4. Личный кабинет для клиентов

• Доступ к:

• Отчётам

• Графику платежей

• Документам проекта

Этап 4. Обучение и адаптация команды

Сложности:

• Сопротивление изменениям

• Двойная работа (Trello + Notion)

• Непонимание логики GTD

• Решения:

• Внутренние воркшопы

• Готовые шаблоны и инструкции

• Постепенный отказ от старых инструментов

Этап 5. Запуск и оптимизация

• Полный переход на Notion через 2 месяца

• Доработка системы по фидбэку команды:

• Упрощение навигации

• Добавление подсказок

• Настройка уровней доступа

За 3 месяца мы заменили 18 досок и 250+ страниц — на единую систему в Notion. Результат: меньше хаоса, больше прозрачности и в 2 раза выше эффективность команды.